În ultimul trimestru al anului trecut ne-am străduit să convingem autoritățile locale să adopte un model eficient de bune practici de contract management și de comunicare externă.

Ce informații din contracte trebuie prezentate cetățenilor

Pe scurt, am propus Primăriei Timișoara să impună tuturor firmelor angajate în implementarea lucrărilor din bani publici trimiterea lunară a unui raport standardizat de stare. Minimumul de informații care trebuie să se regăsească în acest raport sunt următoarele, în funcție de stadiul implementării contractului:

1. parțile contractactuale implicate;
2. număr de contract, valoare contract;
3. data de începere a lucrarilor;
4. data de finalizare a acestora, data actualizată conform evoluției contractuale adică să includă, acolo unde este cazul, noile termene contractuale conform actelor adiționale de prelungire a termenelor contractuale;
5. prezentarea graficului de implementare cu progresul actualizat, inclusiv cu prezentarea progresului lunar, grafic care să conțină maxim 5 etape intermediare (”major milestones”);
6. situația recepțiilor de terminare a lucrărilor, exprimarea valorii finale a contractului în procente și valoare absolută comparativă cu valorile inițiale din contract;
7. situația decontărilor la zi exprimată în procente și valoare absolută relativ la valoarea contractuală;

Din motive de eficiență, formatul acestui raport trebuie să fie în mod obligatoriu unul unitar, impus de Primărie.

Cum ar putea fi prezentate informațiile din contractele publice

De asemenea, am propus administrației locale din Timișoara să implementeze în paralel o aplicație publică dedicată monitorizarii lucrărilor publice, aplicație care să permită utilizatorilor accesul rapid la toate documentele contractuale relevante, inclusiv la aceste rapoarte de stare pentru fiecare obiectiv monitorizat și, de asemenea, să permită documentarea progresului din teren prin încărcarea de fotografii relevante şi posibilitatea de semnalare a unor eventuale nereguli.

Avantajele implementării unei astfel de metodologii de lucru sunt evidente:

1. monitorizarea în mod eficient a tuturor șantierelor deschise, cu indicatori reali pentru măsurarea progresului din teren;
2. transparentizarea și eficientizarea comunicarii externe cu toate grupurile interesate (presă, cetățeni, reprezentanți din spațiul civic), cu efect imediat în reducerea substanțială a numărului de cereri de informații în baza legii 544/2001 și, implicit, degrevarea semnificativă a resurselor Primăriei de la această activitate;
3. transparentizarea actului de guvernare local cu privire la activitățile de contract management pentru lucrările executate din banii publici;
4. eficientizarea procedurilor de lucru în mediul intern, deoarece toate direcțiile de lucru ale Primăriei ar avea accces imediat la informația contractuală relevantă;

Și, pentru ca lucrurile să fie și mai clare, colegul nostru Călin Badiu a creat printr-un efort personal un exemplu de astfel de aplicație, pe care USR Timisoara a oferit-o în mod gratuit autoritătilor locale.

Deși rezultatul acțiunilor noastre îl cunoașteți sau cel puțin îl puteți intui, știți oare cât ar dura ca o astfel de metodologie de lucru să devină practică curentă în Primăria Timișoara? Sau chiar la Consiliul Județean Timiș? Maximum 3 luni. Cu o singură condiție: cu altfel de oameni la conducerea instituților.